1. Sơ Đồ Tổng Quan Quy Trình
| Bước | Nội dung | Người thực hiện |
| 1 | Tiếp nhận đơn hàng | Bộ phận CSKH |
| 2 | Báo giá & xác nhận | CSKH + Khách hàng |
| 3 | Điều phối xe | Bộ phận điều vận |
| 4 | Nhận hàng | Tài xế + Bốc xếp |
| 5 | Vận chuyển | Tài xế |
| 6 | Giao hàng | Tài xế + Bốc xếp |
| 7 | Ký nhận & thanh toán | Khách hàng |
2. Bước 1: Tiếp Nhận Đơn Hàng
Thông tin cần thu thập:
- Thông tin người gửi: Họ tên, SĐT, địa chỉ lấy hàng
- Thông tin người nhận: Họ tên, SĐT, địa chỉ giao hàng
- Thông tin hàng hóa: Loại hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước
- Yêu cầu đặc biệt: Hàng dễ vỡ, cần bảo quản lạnh, gấp…
- Thời gian: Ngày giờ lấy hàng, thời gian giao mong muốn
Kênh tiếp nhận:
| Kênh | Ưu điểm |
| Hotline | Nhanh, trao đổi trực tiếp |
| Zalo/Messenger | Gửi được hình ảnh hàng hóa |
| Website/App | Đặt hàng 24/7, theo dõi được |
| Có chứng từ lưu trữ |
3. Bước 2: Báo Giá & Xác Nhận
Nội dung báo giá:
- Chi phí vận chuyển cơ bản
- Phí bốc xếp (nếu có)
- Phí cầu đường (nếu có)
- Phí dịch vụ gia tăng
- Tổng chi phí
Xác nhận đơn hàng:
- Khách hàng đồng ý giá
- Xác nhận thời gian lấy/giao
- Đặt cọc (nếu yêu cầu)
- Gửi xác nhận qua tin nhắn/email
4. Bước 3: Điều Phối Xe
Tiêu chí chọn xe:
| Yếu tố | Cách chọn |
| Tải trọng hàng | Chọn xe có tải trọng phù hợp, dư 10-20% |
| Kích thước hàng | Thùng xe đủ chứa, có dư không gian |
| Loại hàng | Thùng kín, thùng bạt, hoặc thùng lạnh |
| Tuyến đường | Xe đủ giấy tờ đi được tuyến đó |
Thông báo cho tài xế:
- Địa chỉ lấy hàng, người liên hệ
- Địa chỉ giao hàng
- Thông tin hàng hóa
- Yêu cầu đặc biệt
- Thời gian phải hoàn thành
5. Bước 4: Nhận Hàng
Quy trình nhận hàng:
- Đến địa điểm: Đúng giờ, liên hệ người gửi
- Kiểm tra hàng: Đối chiếu với danh sách
- Số lượng kiện hàng
- Tình trạng bên ngoài (móp, rách, ướt…)
- Cân trọng lượng (nếu cần)
- Ghi nhận: Chụp ảnh hàng hóa trước khi bốc
- Bốc hàng: Cẩn thận, sắp xếp hợp lý trên xe
- Ký biên bản: Người gửi ký xác nhận giao hàng cho vận chuyển
Biên bản giao nhận (lấy hàng):
Nội dung cần có:
- Ngày giờ lấy hàng
- Họ tên, SĐT người giao
- Danh sách hàng hóa (số lượng, mô tả)
- Tình trạng hàng khi nhận
- Chữ ký người giao + tài xế
6. Bước 5: Vận Chuyển
Trong quá trình vận chuyển:
- Tuân thủ luật giao thông: Tốc độ, tải trọng, giờ cấm
- Bảo quản hàng: Không để nắng, mưa, va đập
- Liên lạc: Thông báo nếu có sự cố
- Theo dõi GPS: (nếu có) để khách biết vị trí
Xử lý sự cố:
| Sự cố | Cách xử lý |
| Xe hỏng | Báo điều vận, điều xe khác |
| Kẹt xe nghiêm trọng | Thông báo khách, tìm đường khác |
| Hàng bị đổ vỡ | Dừng xe, chụp ảnh, báo cáo ngay |
| Tai nạn | Đảm bảo an toàn, gọi 113, báo công ty |
7. Bước 6: Giao Hàng
Quy trình giao hàng:
- Liên hệ trước: Gọi người nhận trước 15-30 phút
- Đến địa điểm: Đúng địa chỉ, liên hệ người nhận
- Dỡ hàng: Cẩn thận, để đúng vị trí yêu cầu
- Người nhận kiểm tra:
- Đủ số lượng
- Tình trạng không hư hỏng
- Đúng chủng loại
- Ký nhận: Người nhận ký xác nhận đã nhận hàng
8. Bước 7: Ký Nhận & Thanh Toán
Biên bản giao hàng:
- Ngày giờ giao
- Họ tên, SĐT người nhận
- Xác nhận đủ số lượng, tình trạng OK
- Ghi chú (nếu có vấn đề)
- Chữ ký người nhận
Thanh toán:
| Hình thức | Ghi chú |
| Tiền mặt | Người gửi hoặc người nhận trả |
| Chuyển khoản | Trước hoặc sau khi giao |
| COD | Thu hộ tiền hàng + phí vận chuyển |
9. Sau Khi Giao Hàng
- Lưu hồ sơ: Biên bản, hình ảnh, tin nhắn xác nhận
- Feedback: Hỏi khách hàng đánh giá dịch vụ
- Xử lý khiếu nại: Nếu có vấn đề, giải quyết trong 24-48h
- Thanh quyết toán: Hoàn tất hồ sơ tài chính
10. Vận Tải Huỳnh Gia – Quy Trình Chuẩn
Vận Tải Huỳnh Gia áp dụng quy trình vận chuyển chuyên nghiệp:
- Tiếp nhận nhanh: Hotline 24/7, phản hồi trong 15 phút
- Báo giá rõ ràng: Không phí ẩn
- Ký biên bản đầy đủ: Tại điểm lấy và giao
- Chụp ảnh hàng: Trước và sau vận chuyển
- Cam kết bồi thường: 100% nếu hư hỏng do lỗi vận chuyển
VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA CHUYÊN NGHIỆP
HTX VẬN TẢI TM & DV HUỲNH GIA
Hotline: 0986.699.751
Địa chỉ: 376 Quốc Lộ 1A, P. Tam Bình, Thủ Đức, TP.HCM
Website: vantaihuynhgia.vn
Bài viết được biên soạn bởi Vận Tải Huỳnh Gia.
