Chuyển văn phòng là công việc phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm chuyển văn phòng nhanh gọn cùng checklist chi tiết giúp bạn đóng gói, phân loại và bàn giao một cách khoa học nhất.
1. Lập Kế Hoạch Trước 4-6 Tuần
Việc lên kế hoạch sớm giúp bạn chủ động trong mọi tình huống. Dưới đây là timeline gợi ý:
| Thời gian | Công việc cần làm |
| 6 tuần trước | Thông báo nội bộ, khảo sát văn phòng mới |
| 4 tuần trước | Liên hệ đơn vị vận chuyển, ký hợp đồng |
| 3 tuần trước | Kiểm kê tài sản, lên danh sách đồ cần chuyển |
| 2 tuần trước | Mua vật tư đóng gói, phân công nhân sự |
| 1 tuần trước | Đóng gói tài liệu, đồ ít dùng |
| 2-3 ngày trước | Đóng gói hoàn tất, dán nhãn |
| Ngày chuyển | Giám sát, nghiệm thu, bàn giao |
2. Thông Báo Các Bên Liên Quan
Trước khi chuyển, hãy thông báo đến:
Nội bộ công ty:
- Ban lãnh đạo phê duyệt kế hoạch
- Nhân viên các phòng ban biết lịch chuyển
- Bộ phận IT chuẩn bị di dời hệ thống
Đối tác bên ngoài:
- Khách hàng, nhà cung cấp (cập nhật địa chỉ mới)
- Ngân hàng, cơ quan thuế (thay đổi thông tin đăng ký)
- Nhà cung cấp dịch vụ (internet, điện, nước, bảo vệ)
- Tòa nhà cũ và mới (đăng ký thang máy, bãi đỗ xe)
3. Checklist Kiểm Kê Tài Sản Văn Phòng
Trước khi đóng gói, hãy kiểm kê toàn bộ tài sản theo từng nhóm:
3.1. Nội thất văn phòng
| STT | Hạng mục | Số lượng | Tình trạng | Ghi chú |
| 1 | Bàn làm việc | |||
| 2 | Ghế văn phòng | |||
| 3 | Tủ hồ sơ | |||
| 4 | Kệ sách/tài liệu | |||
| 5 | Bàn họp | |||
| 6 | Sofa tiếp khách | |||
| 7 | Vách ngăn |
3.2. Thiết bị điện tử
| STT | Hạng mục | Số lượng | Tình trạng | Ghi chú |
| 1 | Máy tính để bàn | |||
| 2 | Laptop | |||
| 3 | Màn hình | |||
| 4 | Máy in/scan/photo | |||
| 5 | Máy chiếu | |||
| 6 | Điện thoại bàn | |||
| 7 | Server |
3.3. Thiết bị khác
| STT | Hạng mục | Số lượng | Tình trạng | Ghi chú |
| 1 | Điều hòa | |||
| 2 | Tủ lạnh | |||
| 3 | Lò vi sóng | |||
| 4 | Bình nước nóng lạnh | |||
| 5 | Két sắt |
4. Hướng Dẫn Phân Loại Đồ Đạc
Việc phân loại giúp quá trình đóng gói và sắp xếp tại nơi mới dễ dàng hơn.
Phân loại theo mức độ ưu tiên:
| Nhóm | Mô tả | Cách xử lý |
| Nhóm A – Quan trọng | Tài liệu mật, thiết bị giá trị cao, server | Đóng gói riêng, tự vận chuyển hoặc giám sát chặt |
| Nhóm B – Thường xuyên dùng | Máy tính, bàn ghế làm việc | Đóng gói cuối, mở đầu tiên |
| Nhóm C – Ít dùng | Hồ sơ cũ, đồ lưu trữ | Đóng gói đầu tiên |
| Nhóm D – Thanh lý | Đồ hỏng, không cần thiết | Bán/cho/bỏ trước khi chuyển |
Phân loại theo phòng ban:
Mỗi phòng ban nên có mã màu riêng để dễ nhận diện:
| Màu | Phòng ban |
| Đỏ | Phòng Giám đốc |
| Xanh dương | Phòng Kế toán |
| Xanh lá | Phòng Kinh doanh |
| Vàng | Phòng Nhân sự |
| Tím | Phòng Kỹ thuật |
| Cam | Khu vực chung (pantry, họp) |
5. Checklist Đóng Gói Chi Tiết
5.1. Vật tư cần chuẩn bị
| Vật tư | Số lượng gợi ý | Công dụng |
| Thùng carton lớn | 20-50 thùng | Đựng hồ sơ, đồ nhẹ |
| Thùng carton nhỏ | 10-20 thùng | Đựng đồ nặng, dễ vỡ |
| Băng keo trong | 5-10 cuộn | Dán thùng |
| Băng keo màu | 5 cuộn (5 màu) | Phân loại theo phòng |
| Xốp hơi (bubble wrap) | 2-3 cuộn | Bọc thiết bị điện tử |
| Màng PE | 2-3 cuộn | Quấn nội thất |
| Giấy báo/giấy gói | 5-10 kg | Lót, chèn khe hở |
| Bút marker | 5-10 cây | Ghi nhãn |
| Nhãn dán | 100-200 tờ | Đánh số thùng |
| Dây buộc/dây rút | 50-100 sợi | Cố định dây cáp |
| Túi zip | 50-100 túi | Đựng ốc vít, phụ kiện nhỏ |
5.2. Cách đóng gói từng loại đồ
Tài liệu, hồ sơ:
- Sắp xếp theo thứ tự: quan trọng → ít quan trọng
- Đựng vào thùng carton, không quá nặng (< 15kg/thùng)
- Dán nhãn: Tên phòng + Loại tài liệu + Số thùng
Máy tính, laptop:
- Sao lưu dữ liệu trước khi tháo
- Tháo dây cáp, cuộn gọn, đánh dấu
- Bọc xốp hơi toàn bộ máy
- Đặt vào thùng, chèn giấy tránh xê dịch
- Lưu ý: Nếu còn vỏ hộp gốc, hãy dùng lại
Màn hình:
- Bọc màng PE hoặc xốp hơi
- Đặt đứng, không chồng lên nhau
- Ghi rõ “DỄ VỠ – HƯỚNG LÊN TRÊN”
Bàn ghế:
- Tháo rời các bộ phận (chân, tay vịn)
- Đánh số từng bộ phận để lắp lại đúng
- Đựng ốc vít vào túi zip, dán vào thân bàn/ghế
- Bọc góc cạnh bằng xốp hoặc carton
Tủ hồ sơ:
- Lấy hết đồ bên trong ra
- Khóa cửa tủ hoặc dán băng keo cố định
- Quấn màng PE toàn bộ
Đồ dễ vỡ (cốc, chén, đồ trang trí):
- Bọc riêng từng món bằng giấy/xốp
- Đặt vào thùng, chèn kín khe hở
- Ghi “DỄ VỠ” và mũi tên hướng lên
6. Hệ Thống Đánh Số & Dán Nhãn
Mỗi thùng hàng cần có nhãn với thông tin:
MẪU NHÃN THÙNG HÀNG
PHÒNG: [Tên phòng ban]
MÃ MÀU: [Màu]
SỐ THÙNG: [X/Tổng số]
NỘI DUNG: [Mô tả ngắn]
ƯU TIÊN: [Cao/TB/Thấp]
GHI CHÚ: [Dễ vỡ/Nặng…]
Ví dụ:
PHÒNG: Kế toán
MÃ MÀU: Xanh dương
SỐ THÙNG: 3/10
NỘI DUNG: Hồ sơ thuế 2023-2024
ƯU TIÊN: Cao
GHI CHÚ: Bảo mật
7. Checklist Bàn Giao Văn Phòng Cũ
Trước khi trả mặt bằng, hoàn tất các công việc sau:
| STT | Công việc | Hoàn thành |
| 1 | Kiểm tra không còn đồ sót | ☐ |
| 2 | Vệ sinh sạch sẽ | ☐ |
| 3 | Tháo biển hiệu, logo công ty | ☐ |
| 4 | Trả chìa khóa, thẻ từ | ☐ |
| 5 | Thanh toán tiền điện, nước | ☐ |
| 6 | Hủy hợp đồng internet | ☐ |
| 7 | Thông báo tòa nhà | ☐ |
| 8 | Chụp ảnh hiện trạng | ☐ |
| 9 | Ký biên bản bàn giao | ☐ |
8. Checklist Tiếp Nhận Văn Phòng Mới
| STT | Công việc | Hoàn thành |
| 1 | Kiểm tra hệ thống điện, nước | ☐ |
| 2 | Kiểm tra điều hòa, thông gió | ☐ |
| 3 | Đăng ký internet, điện thoại | ☐ |
| 4 | Chuẩn bị sơ đồ bố trí | ☐ |
| 5 | Dán nhãn phòng ban | ☐ |
| 6 | Vệ sinh trước khi đồ đến | ☐ |
| 7 | Chuẩn bị khu vực tập kết | ☐ |
| 8 | Thông báo bảo vệ tòa nhà | ☐ |
9. Mẹo Chuyển Văn Phòng Nhanh Gọn
Trước khi chuyển:
- Thanh lọc đồ đạc: Bỏ/bán đồ không cần, giảm khối lượng vận chuyển
- Chụp ảnh cách sắp xếp: Tiện lắp đặt lại đúng vị trí
- Sao lưu dữ liệu: Backup toàn bộ dữ liệu quan trọng
- Đóng gói theo thứ tự ngược: Đồ cần dùng cuối cùng → đóng gói đầu tiên
Trong ngày chuyển:
- Có người giám sát ở cả 2 đầu: Văn phòng cũ và mới
- Kiểm tra từng chuyến xe: Đảm bảo không thiếu đồ
- Mở đồ ưu tiên trước: Máy tính, điện thoại, đồ cần thiết
- Chuẩn bị đồ ăn nhẹ, nước uống cho nhân viên và đội vận chuyển
Sau khi chuyển:
- Kiểm kê lại tài sản: So sánh với danh sách ban đầu
- Cập nhật địa chỉ: Namecard, website, profile công ty
- Thông báo rộng rãi: Email khách hàng, đối tác
10. Vận Tải Huỳnh Gia – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp
Bạn muốn chuyển văn phòng nhanh gọn, không lo lắng? Vận Tải Huỳnh Gia cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói với:
- Nhân viên giàu kinh nghiệm, đóng gói chuyên nghiệp
- Xe tải đa kích cỡ, phù hợp mọi quy mô văn phòng
- Hỗ trợ tháo lắp nội thất, điều hòa, hệ thống IT
- Linh hoạt thời gian: Ngày thường, cuối tuần, ban đêm
- Cam kết an toàn – Bồi thường 100% nếu hư hỏng
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ
Hotline: 0986.699.751
Địa chỉ: 376 Quốc Lộ 1A, P. Tam Bình, Thủ Đức, TP.HCM
Email: giaothong9vantai@gmail.com
Website: vantaihuynhgia.vn
Bài viết được biên soạn bởi Vận Tải Huỳnh Gia – Chuyên gia vận chuyển, chuyển nhà, chuyển văn phòng tại TP.HCM.
